Le cahier des charges ERP est le document le plus important de votre projet — et le plus souvent mal rédigé. Un mauvais cahier des charges produit des offres incomparables, des projets mal cadrés et des déceptions coûteuses. Un bon cahier des charges vous donne le contrôle du projet de A à Z.
Ce guide vous donne la méthode complète et la structure détaillée d'un cahier des charges ERP professionnel. Nous le publions gratuitement parce que nous croyons que mieux vous préparez votre projet, plus vous en tirez de valeur — et plus vous aurez envie de travailler avec nous.
Dans notre expérience, 80 % des cahiers des charges ERP que nous recevons présentent au moins l'un de ces problèmes :
Trop générique. Le CDC décrit des besoins évidents ("gérer les commandes clients", "faire de la comptabilité") que tout ERP du marché couvre. Il ne permet pas de différencier les éditeurs.
Focalisé sur les fonctionnalités, pas sur les processus. Lister des modules ne suffit pas. Les éditeurs cochent toutes les cases sans que cela garantisse l'adéquation à vos processus réels.
Sans données contextuelles. Les volumes de transactions, le nombre d'utilisateurs par profil, les pics d'activité — sans ces données, les éditeurs ne peuvent pas dimensionner leur offre correctement.
Muet sur les contraintes d'intégration. 90 % des projets ERP impliquent des intégrations avec des systèmes tiers (CRM, e-commerce, WMS, EDI, BI). Les ignorer dans le CDC garantit des surprises coûteuses.
Sans processus de réponse clair. Les éditeurs ne savent pas ce que vous attendez d'eux, comment vous allez les évaluer, ni quel est le processus de sélection.
Un CDC ERP professionnel contient 8 sections. Chaque section a un objectif précis dans le processus de sélection.
C'est la section la plus négligée et pourtant la plus importante. Elle donne aux éditeurs le contexte dont ils ont besoin pour adapter leur réponse.
Ce qu'elle doit contenir :
Conseil terrain : La section "enjeux business" est ce qui différencie un CDC sérieux d'un catalogue de fonctionnalités. Elle oblige les éditeurs à démontrer comment leur solution répond à vos problèmes spécifiques, pas à une liste générique.
C'est le cœur du CDC. Elle décrit ce que vous attendez de l'ERP domaine par domaine.
Structure recommandée par domaine :
Pour chaque domaine fonctionnel, renseignez : 1. Périmètre inclus / exclu dans le projet 2. Description des processus clés (flux AS-IS et attentes TO-BE) 3. Volumes : nombre de transactions par jour/mois, nombre d'utilisateurs par profil 4. Exigences spécifiques classées en Must (obligatoire), Should (important), Could (souhaitable) 5. Cas d'usage limite : les exceptions et cas particuliers qui représentent souvent 30 % de la complexité
Finance et comptabilité - Plan comptable et paramétrage comptable - Gestion des tiers (clients, fournisseurs) - Facturation clients (nombre de factures/mois, formats requis, dématérialisation) - Gestion des fournisseurs et des règlements - Clôtures mensuelles et annuelles : délais actuels vs objectifs - Comptabilité analytique : axes, niveaux, règles d'affectation - Reporting financier et tableaux de bord requis - Conformité réglementaire (liasse fiscale, DEB, TICPE, etc.)
Achats et approvisionnement - Processus de demande d'achat et de bon de commande - Gestion des fournisseurs et catalogue articles - Réception et contrôle qualité - Gestion des contrats et tarifs fournisseurs - Circuit de validation des achats
Gestion des stocks et logistique - Structure des entrepôts (nombre, emplacements, multi-sites) - Modes de gestion des entrées/sorties (FIFO, FEFO, lots, numéros de série) - Inventaires et réconciliation - Gestion des expéditions et des transporteurs - Besoin éventuel en WMS (Warehouse Management System)
Commercial et ventes - Gestion des prospects et opportunités (intégration CRM) - Processus de devis et commande client - Gestion tarifaire (grilles de prix, remises, promotions) - Livraisons et facturation - Service après-vente et gestion des retours
Production (si applicable) - Type de production : à la commande, sur stock, projet - Nomenclatures et gammes de fabrication - Ordres de fabrication et planification - Suivi des temps et des coûts de production - Contrôle qualité en cours de production
Ressources humaines (si dans le périmètre) - Gestion administrative du personnel - Paie (à intégrer ou à gérer dans l'ERP ?) - Gestion des temps et des congés - Notes de frais
Pour chaque système à intégrer, précisez : - Nom et version du système tiers - Direction du flux : entrée ERP, sortie ERP, bidirectionnel - Volume et fréquence : temps réel, batch quotidien, mensuel - Protocole d'échange souhaité : API REST, EDI, fichier CSV, connecteur natif
Systèmes d'intégration typiques à couvrir : - CRM (Salesforce, HubSpot, Pipedrive, etc.) - E-commerce (Shopify, Magento, PrestaShop, etc.) - Plateformes marketplace (Amazon, FNAC, etc.) - EDI fournisseurs et clients - Outil de Business Intelligence (Power BI, Tableau, etc.) - Banques (télétransmission des règlements, relevés bancaires) - GED (Gestion Électronique de Documents) - Logistique / WMS tiers
Listez pour chaque type de données : - Volume actuel (nombre d'enregistrements) - Qualité estimée (données propres, doublons à traiter, formats hétérogènes) - Profondeur historique requise : données actives seulement, ou historique N-3, N-5, N-10 ?
Types de données typiques : - Référentiel articles (nomenclatures, gammes, conditionnements) - Tiers : clients, fournisseurs, contacts - Encours : commandes ouvertes, factures en attente, stocks - Historique transactionnel (achats, ventes, mouvements de stocks) - Données financières (soldes comptables, immobilisations)
Soyez transparent sur votre enveloppe budgétaire. Les éditeurs le savent déjà grâce à votre taille et votre secteur. Si vous ne le mentionnez pas, vous recevrez des offres hors-cible.
Ce qu'il faut préciser : - Budget global alloué (fourchette si vous préférez) - Répartition attendue licences/intégration - Mode de financement préféré : licence + maintenance ou abonnement SaaS ? - Conditions de paiement souhaitées (jalons, réception, etc.)
Planning cible : - Date limite de réponse au CDC - Dates des soutenances prévues - Date de décision finale - Date de lancement du projet
Soyez explicite sur comment vous allez évaluer les offres. Exemple de grille :
| Critère | Pondération |
|---|---|
| Adéquation fonctionnelle | 30 % |
| Coût total de possession (3 ans) | 25 % |
| Qualité et expérience de l'intégrateur | 20 % |
| Architecture technique et sécurité | 10 % |
| Ergonomie et UX | 10 % |
| Solidité financière de l'éditeur | 5 % |
Demandez aux éditeurs de répondre selon un format normalisé : - Note de synthèse (max 3 pages) - Réponses fonctionnelles domaine par domaine (Must/Should/Could) - Architecture technique proposée - Plan de projet et planning détaillé - CV nominatifs de l'équipe proposée - Budget détaillé par phase et par profil - Références clients dans votre secteur (avec coordonnées)
Rédiger le CDC sans impliquer les métiers : le CDC rédigé par la DSI seule sera forcément incomplet sur les processus opérationnels.
Ne pas distinguer Must/Should/Could : si tout est "obligatoire", les éditeurs ne peuvent pas identifier ce qui est vraiment critique.
Fixer une date de go-live avant d'avoir reçu les offres : vous vous privez de la capacité à négocier le planning.
Oublier les exigences de support post go-live : qui appeler à 18h le soir du go-live ? Quel est le SLA de traitement des bugs critiques ?
Ne pas demander de démonstration sur vos cas d'usage réels : les démos génériques ne valident pas l'adéquation à vos processus.
Nous avons mis en forme ce guide en un template Word/Excel téléchargeable, prêt à compléter avec les données de votre entreprise.
Le template inclut : - La structure complète des 8 sections avec des instructions par champ - Des listes de questions prêtes à l'emploi par domaine fonctionnel - La grille de pondération des critères de sélection - Un modèle de planning de sélection - Des exemples de réponses pour chaque section
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