Comment importer un FEC dans Pennylane sans erreur

L'import du FEC (Fichier des Ecritures Comptables) est le moment le plus critique d'une migration vers Pennylane. Une erreur à cette étape et tu te retrouves avec des écarts de balance, des journaux mal mappés ou des transactions fantômes. Voici les étapes concrètes pour que tout se passe bien.

Préparer ton fichier FEC avant l'import

Avant de toucher à Pennylane, vérifie ton fichier source. Le FEC doit être au format .txt (attention, pas .TXT — Pennylane fait la difference). Il doit être conforme à l'Article A47 A-1 du Livre des procedures fiscales, avec toutes les colonnes obligatoires.

Les vérifications indispensables :

• Equilibre D = C : le total des debits doit être strictement egal au total des credits. Si ce n'est pas le cas, ton fichier à un problème à corriger avant l'import.
• Colonne ValidDate (colonne 16) vide : c'est le piège le plus courant. Si cette colonne contient des dates, Pennylane ne génèrera pas les transactions bancaires. Les écritures seront importées en comptabilité mais invisibles côté gestion.
• Pas de lignes vides ni de points-virgules dans le fichier.
• Encodage UTF-8, séparateur tabulation.

Créer l'exercice comptable avant d'importer

L'exercice comptable doit exister dans Pennylane avant l'import du FEC. Si tu importes un FEC couvrant la période du 01/01 au 31/12, l'exercice correspondant doit être créé dans les paramètres du dossier. Sans ca, l'import échouera silencieusement.

Les 6 étapes de l'import dans Pennylane

Une fois ton fichier prêt, l'import se fait en 6 étapes depuis Imports > Importer un fichier > FEC :

1. Telechargement : tu uploades ton fichier .txt.
2. Confirmation : Pennylane te montre les dates et périodes detectees. Verifie qu'elles correspondent à ton exercice.
3. Comptes bancaires : Pennylane te demande de mapper chaque compte 512 du FEC vers un compte bancaire Pennylane. Attention : Pennylane recréé ses propres comptes 512, il ne conserve pas les numéros de ton ancien logiciel.
4. Journaux : tu associes chaque journal du FEC (HA, VE, BQ, OD...) à un type Pennylane (achat, vente, spécifique). Le journal des A-Nouveaux (AN) doit être affecte séparément.
5. Plan comptable : c'est l'étape la plus longue. Les comptes affiches en orange ont ete rapproches par libellé mais avec un numéro différent. Verifie chaque correspondance. Les comptes TVA sont non personnalisables — Pennylane les gere pour la télédéclaration.
6. Recapitulatif : dernière vérification avant de finaliser.

Ce qui se passe apres l'import

Une fois l'import terminé, les écritures des journaux Achats et Ventes peuvent être converties automatiquement en factures — c'est une option activable dans Paramètres > Tenue comptable ("Convertir les écritures d'achats et de ventes en factures"). Les écritures des autres journaux restent en OD (opérations diverses).

La première chose à faire : vérifier l'équilibre. Compare le total D et C de ta balance Pennylane avec celui de ton FEC source. Si les totaux correspondent à l'euro pres, l'import est réussi.

Ensuite, tu enchaines avec le cadrage de la balance générale, la vérification des comptes TVA, puis la reprise des complements (immobilisations, emprunts, tiers).

Les pièges à éviter absolument

Ne pas vérifier la colonne ValidDate est l'erreur la plus fréquente. Des centaines d'implémentations se sont compliquées à cause de ca. Verifie systematiquement avant chaque import.

Ne pas préparer les comptes auxiliaires : si ton ancien logiciel utilisait des comptes auxiliaires (401xxx pour les fournisseurs, 411xxx pour les clients), vérifie que la colonne CompAuxNum du FEC est renseignée. Si elle est vide, les tiers ne seront pas individualisés.

Importer avant de créer l'exercice : ca semble évident mais ca arrive. L'exercice doit exister avant le FEC.

L'import FEC est une opération technique qui demande de la rigueur. Si tu n'es pas à l'aise avec le processus, un accompagnement professionnel peut t'éviter des heures de correction et garantir une reprise propre des le depart.